Topkaderstellen im Aussendepartement (EDA) gehen oft an Personen, die sich nicht regulär darauf beworben haben. Zu diesem Schluss kommt die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) in einem Bericht. Sie empfiehlt mehr Transparenz.
Im EDA sind rund 1200 Mitarbeitende versetzbar. Sie müssen die Arbeitsstelle und den Arbeitsort regelmässig wechseln, in der Regel alle vier Jahre. Pro Jahr müssen damit rund 300 Stellen neu besetzt werden.
Die Finanzkontrolle hat diese Stellenbesetzungen unter die Lupe genommen – und festgestellt, dass Kaderstellen oft ausserhalb des Ausschreibungsverfahrens vergeben wurden, insbesondere Schlüsselpositionen.
Obere Hierarchiestufen greifen ein
In sieben von elf untersuchten Fällen im Topkader haben sich die Mitarbeitenden nicht regulär im Ausschreibungsverfahren auf die Stelle beworben, wie die EFK im am Dienstag veröffentlichten Bericht schreibt.
Sie wurden direkt von den oberen Hierarchiestufen des Departements aufgefordert, sich auf eine Stelle zu bewerben, die sie nicht in Betracht gezogen hatten, oder eine Stelle zu übernehmen, ohne sich dafür beworben zu haben. Das habe sich in den Interviews gezeigt, schreibt die EFK.
Entscheide nicht dokumentiert
Auch bei der Dokumenten- und Dossierprüfung habe sich gezeigt, dass es Abweichungen gebe zwischen Vorschlägen der zuständigen Human-Ressources-Beratung und den Ernennungen durch den Bundesrat. Wer zu welchem Zeitpunkt den Vorschlag der Human-Ressource-Beratung umgestossen habe, sei nicht dokumentiert.
Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen im EDA, neben der Liste mit seinen Vorschlägen auch die davon abweichenden Entscheidungen zu dokumentieren und damit die Nachvollziehbarkeit bei Stellenbesetzungen zu gewährleisten.
Umsetzung breits geplant
Die Direktion für Ressourcen zeigt sich mit der Empfehlung einverstanden: Die Umsetzung erfolge im Rahmen der Jahresausschreibung für 2018 bis Ende des laufenden Jahres, schreibt sie in ihrer Stellungnahme.
Generell hat die EFK nach eigenen Angaben den Eindruck gewonnen, dass die Prozesse zur Stellenbesetzung gut definiert und umgesetzt werden. Beim Gesamtsystem «versetzbares Personal» sieht sie indes Handlungsbedarf.
Vier Jahre nicht immer optimal
Eine Einsatzdauer von vier Jahren könne vor allem für einflussreiche Funktionen in der Zentrale zu kurz sein, heisst es im Bericht. Positionen mit einem hohen Bedarf an spezifischem Fachwissen oder an Unabhängigkeit sollten nicht generell mit versetzbaren Mitarbeitenden besetzt werden.
Die EFK empfiehlt der Direktion für Ressourcen, sämtliche Stellen vor ihrer nächsten Ausschreibung im Hinblick auf die optimale Einsatzdauer zu analysieren. Optimierungsmöglichkeiten sieht sie auch durch eine grössere Individualisierung.
Mehr flexible Lösungen
In Einzelfällen werde bereits vom generellen Versetzungsrhythmus abgewichen, heisst es im Bericht. So würden Auslandsstellen in schwierigen Kontexten meist nur für zwei bis drei Jahre besetzt. Auch sonst werde die Einsatzdauer auf Antrag hin teilweise verkürzt oder verlängert. Diese Flexibilität sei sinnvoll und zeuge vom sozialen Engagement des EDA als Arbeitgeber, schreibt die EFK.
Ferner empfiehlt die EFK der Direktion für Ressourcen, einen neuen Prozess für die erweiterten Personensicherheitsprüfungen mit Befragung zu definieren. Damit soll der Arbeitsaufwand reduziert werden.